AUTODIAGNÓSTICO TRÁMITES Y SERVICIOS

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PREGUNTAS GENERALES SOBRE EL TRÁMITE/SERVICIO
Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.

ENTIDAD:*

DEPENDENCIA*

NOMBRE DEL TRAMITE O SERVICIO*

ESTADÍSTICAS DE USO DEL TRÁMITE

1. Código del trámite en SUIT.
El código numérico del trámite dado en SUIT, para los que estén registrados en este sistema, en caso contrario dejar en blanco. (número)

2. ¿Es un trámite de uso permanente o tiene un periodo de tiempo en el año en el cual debe desarrollarse (estacionalidad)?*

3. ¿Cuál es el volumen de usuarios potenciales para ejecutar el trámite?*
Indicar la cantidad de ciudadanos que aplican para realizar el trámite, todos los que potencialmente podrían realizarlo. (número)

4. Cantidad de usuarios registrados actualmente en el sistema de información que soporta el tramite y que los habilita como potenciales usuarios para realizar el trámite.* (número)

5. ¿Cuántas veces se realizó el trámite durante un año?* (número)

6. ¿Cuál es el número de veces que se realizó el trámite de manera presencial durante un año?*
Cantidad promedio de veces que el trámite fue realizado de manera presencial durante el ultimo año. (número)

7. ¿Cuál es el número de veces que se realizó el trámite en línea durante un año?*
Cantidad promedio de veces que el trámite fue realizado totalmente en línea durante el ultimo año. (número)

PLATAFORMA TECNOLÓGICA

1. ¿Qué sistema(s) de información soporta(n) el trámite?*

2. ¿Cuál es el lenguaje de desarrollo del sistema de información que soporta el trámite?*
Indicar el(los)lenguaje(s) y/ o herramienta(s) que utiliza el trámite en su implementación.

¿Cuál?

3. ¿Cuál es la base de datos utilizada por el sistema de información que soporta el trámite?*
Ejemplo: ORACLE, MSQL

4. ¿La infraestructura tecnológica que soporta el tramite es propia o tercerizada?*

5. ¿Tiene implementado certificados de seguridad?*

¿Cuál(es)?

Autodiagnóstico 4 pasos

AUTODIAGNÓSTICO DEL TRÁMITE/SERVICIO EN 4 PASOS
Los campos marcados con asterisco (*) son obligatorios.

PASO 1. ACCESO E INFORMACIÓN
Corresponde al acceso del ciudadano a la información básica sobre el trámite que le permitirá conocer previamente acerca de qué es, dónde se realiza, qué documentación necesita o qué requisitos tiene que cumplir, formas habilitadas para la ejecución del trámite, costos, tiempos de espera entre otros.

1. ¿Está revisada y actualizada la información de la ficha de trámite administrada por la entidad pública en el Sistema Único de Trámites SUIT del DAFP, entidad competente en la materia?*

2. ¿La información general del trámite publicada en la ficha SUIT cumple con los lineamientos de la Guía de Lenguaje Claro del DNP?*

3. ¿Todos los documentos e información solicitados al ciudadano son absolutamente indispensables para la realización del trámite?*

Justifique:*

4. ¿Alguno(s) de los documentos e información solicitados al ciudadano para ejecutar el trámite reposa(n) en la Entidad con anterioridad? *

¿Cuáles?*

5. ¿Alguno(s) de los documentos o información solicitados al ciudadano pueden ser consultados o validados desde otra(s) Entidades(es)? *

¿Cuáles documentos y desde qué entidades?*

6. ¿Cuando el ciudadano accede al trámite de manera digital debe validar su identidad en un proceso de autenticación con factores de seguridad variables según la información sensible asociada a cada trámite? *
Ampliar información en la sección de AUTENTICACIÓN.

Justifique:*

PASO 2. SOLICITUD
Ocurre cuando el ciudadano solicita formalmente el trámite diligenciando algún tipo de información preferiblemente a través de formularios electrónicos de captura y presentando los documentos e información estipulada como requisitos previos.

1. ¿El ciudadano puede/debe descargar formato(s) de solicitud(es) a través de medios digitales para diligenciarlo(s) y aportarlo(s) en el canal presencial o hacer cargue digital? *

¿Cuáles?*

2. ¿La solicitud de información y documentación requerida del ciudadano se efectúa en un único momento o se realiza parcialmente en varios momentos? *

3. ¿El ciudadano puede diligenciar la información de su solicitud a través de formularios web? *

Relacionar cuáles son estos formularios:*

4. ¿El ciudadano puede cargar la totalidad de documentos que son requisito para el trámite a través de formularios web? ¿Cuáles debe aportar en forma física y por qué? *
Aportar la información actualizada de sedes físicas y horarios de atención.

5. ¿Cuando el ciudadano interactúa digitalmente para suministrar información y documentos del trámite, declara que la información aportada es íntegra, idónea y válida?*

6. ¿Se hace uso de firmas digitales/electrónicas de los ciudadanos en los formatos que diligencia o en documentos que aporta?*

7. ¿Se despliegan las solicitudes de autorización de uso de datos al ciudadano en los momentos en que diligencia o suministra información y documentos en el marco del trámite? *

8. ¿Se despliegan los textos de las políticas de protección de datos aplicables según lo tiene establecido la entidad para su trámite o servicio?*

9. ¿Se genera un resumen de la transacción o ingreso de información (según aplique) que permita al ciudadano validar los datos claves de su solicitud antes de aceptar el envío?*

10. ¿La entidad genera al ciudadano un número consecutivo de la solicitud, cuyo objetivo es el de establecer un antecedente del diligenciamiento de la información y/o registro/cargue de la documentación? *

11. ¿El ciudadano puede visualizar el o los consecutivos de solicitudes gestionadas con la entidad para el trámite específico? Describa:*

12. ¿Una vez generado el consecutivo de la solicitud se da inicio por parte de la entidad receptora a la validación de los requisitos previos para comprobar que se cumplan y que la documentación entregada por parte del solicitante es verídica y, por lo tanto, no contiene falsedad de datos o alteraciones?*
Si la documentación aportada cumple con los criterios de calidad y completitud requeridos se activa notificación al ciudadano solicitante del inicio del trámite.

13. ¿A través de cuáles canales y qué tipo de notificaciones se generan hacia el ciudadano para informar sobre la calidad y completitud de la solicitud? *

14. ¿En los casos en los que se requiera modificación de la solicitud o documentación adicional por parte del ciudadano, la entidad pública notifica al solicitante?*

Si es así, ¿a través de que medios? ¿Se le informa al ciudadano sobre el plazo de tiempo determinado para que complete la solicitud a partir de que haya surtido efectos la notificación?*

15. ¿Transcurrido el plazo correspondiente y, si el ciudadano no aporta o completa la información solicitada, la entidad genera la alerta respectiva sobre el estado desistido de su solicitud? *

Describir:*

16. El trámite o prestación del servicio, cuando demanda el pago de derechos o algún costo asociado, ¿tiene habilitados diferentes canales de pago incluyendo el canal digital? *

Describir:*

17. ¿Cuáles son las características técnicas del canal de pago digital? ¿Qué tipo de convenio y condiciones existen para la integración de canales de pago digital?*
Tipo de canal (Presencial, Electrónico). Convenios: Relacionar las entidades con las que tiene convenio para realizar pago P.e. Banca, Efecty, Baloto, etc.

PASO 3. RESOLUCIÓN
Según el tipo y naturaleza del trámite, la entidad pública realizará la revisión detallada del expediente de la solicitud esto es, información y documentación aportados por el ciudadano o empresa para determinar el cumplimiento de las condiciones requeridas incluyendo pagos de derechos, exámenes, visitas (según aplique), esto con el propósito de emitir una resolución o acción específica con respecto al trámite.

1. ¿El tiempo o tiempos parciales de resolución del trámite empiezan a contar desde el momento en que la solicitud se da por validada y cumple con el requisito de pago u otros según aplique (p.e resultados de pruebas, resultados de visitas, si así aplica)?*

¿Cuáles son los tiempos establecidos y cómo se informan al ciudadano?*

2. ¿La entidad procede a conformar el expediente de la solicitud conservando la documentación e información electrónica que aportó el ciudadano o aquella construida en los diferentes pasos del trámite?*

Describa el mecanismo de conservación:*

3. ¿Alguno(s) de los documentos e información requeridos al ciudadano en los diferentes pasos del trámite pueden ser consumidos de otra(s) entidades(es)?*
En caso afirmativo, ampliar información en la sección de INTEROPERABILIDAD

4. Cuando por su naturaleza un trámite tiene componentes que requieren presencialidad del ciudadano o visitas desde la entidad pública, ¿el ciudadano solicitante puede efectuar el agendamiento electrónico de citas? *

¿Cuáles son los canales de agendamiento?*

5. Para efectos de las notificaciones, citaciones, emplazamientos, requerimientos, visitas e informes, a falta de términos o plazos establecidos en la normatividad que soporta los trámites, ¿la entidad pone en conocimiento al interesado de dicho plazo a través de notificaciones electrónicas? *

Si no, ¿cuáles son los medios de notificación?

6. ¿La entidad publica en un espacio virtual del ciudadano la información o documentación que se genera en el proceso de resolución del trámite para que pueda ser consultada por este?*

Describir el mecanismo:*

PASO 4. RESULTADO
Corresponde a la respuesta formal que la entidad genera ante la solicitud del ciudadano y que según la naturaleza y tipología del trámite puede corresponder a un acto administrativo que genera facultades al solicitante (p.e. un permiso de construcción, un título habilitante, un subsidio, un apoyo económico a un emprendedor, una convalidación de un título académico, etc.) o bien una acción específica (p.e. resumen de transacción por pagos de impuestos o pago de multas, emisión del duplicado de un documento de identificación, una capacitación o asesoría, etc.).

1. ¿Como resultado del trámite se genera un resumen de la transacción al ciudadano?*

2. Una vez concluido el trámite, ¿la entidad emite la notificación que contiene el sentido de la resolución del trámite? *

Describa*

3. ¿Los documentos finales generados como resultado del trámite hacen uso de elementos de firma digital, estampado electrónico?*

Indicar para cada documento los mecanismos que aplican:*

4. ¿Existen canales habilitados para notificación o entrega del resultado final al ciudadano (correo electrónico, vía SMS en su celular)?*

Describa cuáles son los mecanismos digitales y cuáles son en medio físico (edicto o correo certificado) según aplique:*

5. Con miras al mejoramiento continuo del trámite, una vez finalizado este, ¿el ciudadano o solicitante puede evaluar el servicio y atención recibidos en sus distintas etapas? *

Describir el mecanismo:*

ORIENTACIÓN PERMANENTE AL CIUDADANO
El solicitante podrá realizar seguimiento o rastreo sobre el estado del trámite a través del Portal GOV.CO haciendo uso del consecutivo de la solicitud que se generó en el momento del registro de la misma. El seguimiento del trámite en línea permitirá conocer a tiempo real en qué fase se encuentra el trámite y si es necesaria la presentación de documentación adicional.

1. ¿El proceso permite identificar diferentes estados de la solicitud? *

¿Cuáles son esos estados?*

2. ¿El ciudadano puede visualizar el estado de su(s) solicitud(es)?*

Describir cuáles son los mecanismos de visualización:*

3. ¿Se envían notificaciones electrónicas al ciudadano cuando existe un cambio de estado de su solicitud?*

Describa:*

4. ¿Se ponen a disposición del ciudadano videos, simuladores y recursos de apoyo para orientarle durante la ejecución del trámite?*

¿Cuáles? *

5. ¿Existen canales de contacto ciudadano habilitados para suministrar asesoría y soporte sobre la realización del trámite (chat en línea, asesoría telefónica, chatbot, banco de preguntas frecuentes)?*

¿Cuáles son, en qué momentos del trámite están habilitados y cuál es su horario de disponibilidad?*

Autodiagnóstico 4 pasos Subproceso

AUTODIAGNÓSTICO SUBPROCESO DEL TRÁMITE
Solo llenar si aplica.

1. ¿Está revisada y actualizada la información de la ficha de trámite administrada por la entidad pública en el Sistema Único de Trámites SUIT del DAFP, entidad competente en la materia?

2. ¿La información general del trámite publicada en la ficha SUIT cumple con los lineamientos de la Guía de Lenguaje Claro del DNP?

3. ¿Todos los documentos e información solicitados al ciudadano son absolutamente indispensables para la realización del trámite?

Justifique:

4. ¿Alguno(s) de los documentos e información solicitados al ciudadano para ejecutar el trámite reposa(n) en la Entidad con anterioridad?

¿Cuál(es)?

5. ¿Alguno(s) de los documentos o información solicitados al ciudadano pueden ser consultados o validados desde otra(s) Entidades(es)?

¿Cuáles documentos y desde que entidades?

6. ¿Cuando el ciudadano accede al trámite de manera digital debe validar su identidad en un proceso de autenticación con factores de seguridad variables según la información sensible asociada a cada trámite?
Ampliar información en la sección de AUTENTICACIÓN.

Justifique:

1. ¿El ciudadano puede/debe descargar formato(s) de solicitud(es) a través de medios digitales para diligenciarlo(s) y aportarlo(s) en el canal presencial o hacer cargue digital?

¿Cuál(es)?

2. ¿La solicitud de información y documentación requerida del ciudadano se efectúa en un único momento o se realiza parcialmente en varios momentos?

3. ¿El ciudadano puede diligenciar la información de su solicitud a través de formularios web?

Relacionar cuáles son estos formularios.

4. ¿El ciudadano puede cargar la totalidad de documentos que son requisito para el trámite a través de formularios web?

¿Cuáles debe aportar en forma física y por qué?
Aportar la información actualizada de sedes físicas y horarios de atención.

5. ¿Cuando el ciudadano interactúa digitalmente para suministrar información y documentos del trámite, declara que la información aportada es íntegra, idónea y válida?

6. ¿Se hace uso de firmas digitales/electrónicas de los ciudadanos en los formatos que diligencia o en documentos que aporta?

7. ¿Se despliegan las solicitudes de autorización de uso de datos al ciudadano en los momentos en que diligencia o suministra información y documentos en el marco del trámite?

8. ¿Se despliegan los textos de las políticas de protección de datos aplicables según lo tiene establecido la entidad para su trámite o servicio?

9. ¿Se genera un resumen de la transacción o ingreso de información (según aplique) que permita al ciudadano validar los datos claves de su solicitud antes de aceptar el envío?

11. ¿El ciudadano puede visualizar el o los consecutivos de solicitudes gestionadas con la entidad para el trámite específico? Describa:

12. ¿Una vez generado el consecutivo de la solicitud se da inicio por parte de la entidad receptora a la validación de los requisitos previos para comprobar que se cumplan y que la documentación entregada por parte del solicitante es verídica y, por lo tanto, no contiene falsedad de datos o alteraciones?
Si la documentación aportada cumple con los criterios de calidad y completitud requeridos se activa notificación al ciudadano solicitante del inicio del trámite.

13. ¿A través de cuáles canales y qué tipo de notificaciones se generan hacia el ciudadano para informar sobre la calidad y completitud de la solicitud?

14. ¿En los casos en los que se requiera modificación de la solicitud o documentación adicional por parte del ciudadano, la entidad pública notifica al solicitante?

Si es así, ¿a través de que medios? ¿Se le informa al ciudadano sobre el plazo de tiempo determinado para que complete la solicitud a partir de que haya surtido efectos la notificación?

15. ¿Transcurrido el plazo correspondiente y, si el ciudadano no aporta o completa la información solicitada, la entidad genera la alerta respectiva sobre el estado desistido de su solicitud?

Describir:

16. El trámite o prestación del servicio, cuando demanda el pago de derechos o algún costo asociado, ¿tiene habilitados diferentes canales de pago incluyendo el canal digital?

Describir:

17. ¿Cuáles son las características técnicas del canal de pago digital? ¿Qué tipo de convenio y condiciones existen para la integración de canales de pago digital?
Tipo de canal (Presencial, Electrónico). Convenios: Relacionar las entidades con las que tiene convenio para realizar pago P.e. Banca, Efecty, Baloto, etc.

¿Cuáles son los tiempos establecidos y cómo se informan al ciudadano?

Describa el mecanismo de conservación:

3. ¿Alguno(s) de los documentos e información requeridos al ciudadano en los diferentes pasos del trámite pueden ser consumidos de otra(s) entidades(es)?
En caso afirmativo, ampliar información en la sección de INTEROPERABILIDAD

¿Cuáles son los canales de agendamiento?

Si no, ¿cuáles son los medios de notificación?

6. ¿La entidad publica en un espacio virtual del ciudadano la información o documentación que se genera en el proceso de resolución del trámite para que pueda ser consultada por este?

Describir el mecanismo:

1. ¿Como resultado del trámite se genera un resumen de la transacción al ciudadano?

2. Una vez concluido el trámite, ¿la entidad emite la notificación que contiene el sentido de la resolución del trámite?

Describa:

3. ¿Los documentos finales generados como resultado del trámite hacen uso de elementos de firma digital, estampado electrónico?

Indicar para cada documento los mecanismos que aplican:

4. ¿Existen canales habilitados para notificación o entrega del resultado final al ciudadano (correo electrónico, vía SMS en su celular)?

Describa cuáles son los mecanismos digitales y cuáles son en medio físico (edicto o correo certificado) según aplique:

5. Con miras al mejoramiento continuo del trámite, una vez finalizado este, ¿el ciudadano o solicitante puede evaluar el servicio y atención recibidos en sus distintas etapas?

Describir el mecanismo:

1. ¿El proceso permite identificar diferentes estados de la solicitud?

¿Cuáles son esos estados?

2. ¿El ciudadano puede visualizar el estado de su(s) solicitud(es)?

Describir cuáles son los mecanismos de visualización:

3. ¿Se envían notificaciones electrónicas al ciudadano cuando existe un cambio de estado de su solicitud?

Describa:

4. ¿Se ponen a disposición del ciudadano videos, simuladores y recursos de apoyo para orientarle durante la ejecución del trámite?

¿Cuáles?

¿Cuáles son, en qué momentos del trámite están habilitados y cuál es su horario de disponibilidad?

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Autorizo de manera libre, previa y voluntaria al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (MINTIC) a tratar los datos personales que he suministrado y que serán utilizados como apoyo en las mesas técnicas realizadas para el proceso de vinculación a los Servicios Ciudadanos Digitales e integración con el portal GOV.co. Consulte la Resolución 2007 de 2018 "Por la cual se actualiza la Política de Tratamiento de Datos Personales del Ministerio TIC". Resolución 2007 de 2018

Acepto términos y condiciones*

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